Merancang dan menetapkan tujuan organisasi

Kawan, belajar tidak harus dalam satu hal saja. Sambil mengisi waktu luang, kita bisa belajar bersama-sama.

Berikut ini catatan saya dari baca buku yang mungkin juga bermanfaat bagi kita semua.

1.  Apakah Organisasi itu? Organisasi merupakan sekumpulan orang yang bekerja bersama dalam suatu divisi untuk mencapai tujuan bersama (Schermerhorn, dkk., 1997:9). Tujuan ini tidak saja untuk organisasi itu sendiri melainkan juga untuk kepentingan masyarakat. Tujuan kedua itu juga penting mengingat bahwa organisasi tidak tumbuh dalam ruang yang “vacum/hampa”.
2. Tujuan sosietal (societal goals) mencerminkan kontribusi organisasi terhadap masyarakat luas. Biasanya organisasi didirikan oleh masyarakat untuk menjalankan suatu fungsi tertentu. 
3. Mission statements merupakan pernyataan tertulis berkenaan dengan tujuan organisasi, dan seringkali hal itu berkaitan dengan bentuk pelayanan organisasi terhadap masyarakat. Misalnya: Dengan manajemen baru, birokrasi ini akan semakin nyata dalam meningkatkan pelayanan pada masyarakat. 
4. Apakah rancangan organisasi itu ? Rancangan organisasi merupakan suatu proses memilih dan mengimplementasikan suatu konfigurasi struktural suatu organisasi. Semakin kecil organisasi akan menggunakan struktur yang lebih sederhana, sebaliknya semakin besar organisasi strukturnya  akan semakin kompleks dan biasanya berbentuk birokrasi. Contoh rancangan organisasi yang sederhana, adalah perusahaan keluarga. Sedangkan contoh organisasi yang kompleks adalah birokrasi pemerintahan. 
5. Ada berapa macam rancangan organisasi? (1). Rancangan mekanistik (birokrasi mesin) yaitu organisasi yang menekankan pada aturan, kebijakan, prosedur, teknik pengambilan keputusannya bersifat khusus, kuatnya manajemen menengah, dan sentralistik dalam staffing. (2) Rancangan organik (birokrasi profesional) yaitu organisai yang menekankan spesialisasi horisontal. Prosedurnya sedikit, dan tidak terformalisasi. (3) Rancangan divisional yaitu penetapan struktur secara terpisah  berdasarkan pada divisi atau bisnis dan masing-masing divisi memiliki struktur yang khas dan saling berjasama atau berkompetisi 
6.  Ada tiga bentuk divisionalisasi (departementasi) organisasi, yaitu departementasi berdasarkan fungsi,  departementasi berdasarkan divisi, dan departementasi berdasarkan matriks.  
7. Pada departementasi yang berdasarkan fungsi,  individu dikelompokkan berdasarkan ketrampilan, pengetahuan, dan tindakan yang dilakukan. Misalnya organisasi hanya terbagi dalam bagian administrasi, dan bagian operasi. Kelebihannya, tugasnya jelas, pengetahuan yang dibutuhkan tidak banyak, hanya membutuhkan manajer saja yang harus berwawasan luas, dan mudah dijelaskan pada anggota bila ada persoalan. Kelemahannya, kejenuhan akibat monotonnya aktivitas, komunikasi antar area tidak lancar terutama bila ada problem, individu dalam bekerja hanya memperhatikan struktur hierarki. 
8. Departementasi berdasarkan divisi melihat produk, layanan, dan klien sebagai faktor dasar pengelompokan. Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar organisasi. Misalnya pada organisasi otomotif, organisasi terbagi  atas  divisi otomotif, divisi internasional, divisi keuangan. Kelebihannya, kemampuan adaptasi dan fleksibilitasnya tinggi bila ada ancaman eksternal, bisa menggabungkan sejumlah ahli dan memfokuskan pada berhasil atau gagalnya suatu produk. layanan, atau klien. Kelemahannya,  masing-masing divisi bisa menghadapi problem yang sama sehingga terjadi pengulangan dalam pengatasannya, target divisi bisa mengalahkan target organisasi, konflik antar divisi bisa terjadi, bila terjadi problem organisasi, maka membutuhkan orang yang sangat ahli dan menguasai banyak hal. 
9. Departementasi berdasarkan matriks muncul dari pengalaman industri aerospace. Departementasi ini merupakan kombinasi pola fungsional dan divisional. Misalnya, organisasi selain dibagi menurut divisi, juga ditetapkan suatu organisasi baru semacam proyek akan ditugasi khusus dengan orang-orang yang berasal dari sejumlah divisi. Kelebihannya yaitu mampu mengombinasi kelebihan pola fungsional dan divisional, menekankan pada teknik dan pasar, dan memerlukan sejumlah manager yang mampu menangani personil bidang teknik dan pemasaran. Kelemahannya, sangat mahal, kesatuan komando bisa hilang karena individu memiliki lebih dari satu supervisor, otoritas dan tanggung jawab manager bisa overlap yang bisa menyebabkan konflik, dan adanya kesulitan untuk menjelaskan persoalan ke para pekerjanya.    
10. Faktor apa sajalah yang perlu diperhatikan dalam merancang organisasi?  (1) teknologi, (2) lingkungan, dan (3) strategi.  
11. Teknologi adalah kombinasi resources, pengetahuan dan teknik yang menghasilkan suatu produk atau jasa bagi suatu organisasi. Joan Woodward mengidentifikasi 3 macam teknologi, antara lain:  a) small-batch production yaitu teknologi yang mengasikan suatu produk yang sudah pasti/jelas dan peralatan yang digunakan tidak beragam, misalnya teknologi membuat baju yang hanya menggunakan mesin jahit; (b) mass production yaitu organisasi yang menghasilkan satu atau beberapa produk yang merupakan asembling dari suatu sistem, sehingga keberadan organisasi ini akan bergantung pada organisasi lain, misalnya produsen kaca mobil, per mobil;  dan (c) continuous-process manufacturing  yaitu organisasi yang menghasilkan beberapa produk yang secara bersamaan, misalnya perusahaan kilang minyak yang mengolah minyak mentah menjadi bensin, bensol, aspel dan sebagainya.   
12. Apakah teknologi mempengaruhi rancangan organisasi ? Antara teknologi dan rancangan perusahaan saling berhubungan. Semakin tinggi dan detatil tingkat teknologi, maka rancangan organisasi akan semakin bersifat adhocracy, yaitu  bentuk operasinya sangan desentralitik, sedikit aturan dan kebijakan, dan dilakukan oleh para profesional. 
13. Apakah hubungan antara kondisi lingkungan dengan rancangan oganisasi? Antara lingkungan dang rancangan organisasi juga saling terkait. Organisasi sebagai sistem terbuka membutuhkan input dari lingkungan, dan akan menjua produk ke lingkungan sekitarnya. Dalam menganalisis lingkungan, kompleksitas lingkungan perlu diperhatikan. Kompleksitas lingkungan merupakan estimasi besarnya problem dan kesempatan dalam lingkungan organisasi. Kompleksitas ini dipengaruhi oleh  3 faktor, yaitu : tingkat kekayaan, tingkat interdependensi, dan derajat ketidakpastian. 
14. Kekayaan lingkungan tercermin melalui tumbuhnya perekonomian, pendidikan individu yang memadai, dan banyaknya uang yang beredar. Dalam lingkungan pemerintahan, lingkungan yang kaya ditandai dengan keamanan warga yang terjamin, pendidikan warganya yang relatif tinggi, peredaran uang yang merata, dan kelangsungan pembangunan Semakin kaya semakin dinamik suatu organisasi. Sebaliknya,  lingkungan bisa mengalami declinasi seperti resesi. Ketika resesi terjadi, banyak perusahaan yang melakukan berbagai langkah perubahan seperti memberhentikan karyawan, mengurangi jam kerja, dan sebagainya. Downsizing merupakan istilah yang banyak digunakan perusahaan untuk mengalasi masalah ini. 
15. Bila organisasi akan melakukan downsizing, maka organisasi harus (a) memikirkan dan melakukan identifikasi penyebeb deklinasi lingkungan, (b) menghindari usaha-usaha yang menjelekkan masa lalu, (c) menghindari kecenderungan meningkatnya sentralisasi dan rigiditas serta menurunnya partisipasi, (d) menghindari  pemotongan terhadap target dengan  memberhentikan pekerja sebanyak mungkin, (e) Memberi informasi pada karyawan secara baik, sehingga terhindar dari ketakutan, dan (f)  membangun moral para pekerja sehingga dapat meningkatkan partisipasinya.    
16. Interdependensi lingkungan mencerminkan adanya keterkaitan antar bidang yang berada di luar organisasi. Interdependnsi ini bisa secara langsung ataupun tidak langsung berpengaruh pada organisasi sehingga organisasi harus bisa menyesuaikan diri.   
17. Kertidakpastian dan sulitnya memprediksi lingkungan akan menghancurkan birokrasi.  Adhokrasi akan menjadi bentuk ideal bila terjadi ketidakpastian aspek lingkungan ini.  
18. Apakah strategi organisasi itu? Strategi organisasi merupakan proses memposisikan organisasi dalam lingkungan yang kompetitif dan mengimplementasikan tindakan untuk meraih keberhasilan organisasi. 
19. Ada dua macam strategi, yaitu generic strategies dan competence based-stretegies. Generic strategies merupakan kombinasi tertentu dari tujuan, teknologi, dan karakteristik lingkungan yang diharapkan untuk meraih kesuksesan. Sedangkan comptence based-strategies merupakan stretegi pengembangan organisasi yang didasarkan pada kompetensi yang dipunyainya. Kompetensi ini bisa didasarkan pada salah satu atau lebih strategi yang ada pada generik strategi.   
20. Generic strategi disusun berdasarkan pada 2 asumsi: (a) luar atau sempitnya  customer dan market (b)   tinggi-rendahnya atau mahal-murahnya teknologi  21.  Bagaimana perusahaan mengkombinasi strategi umum dan kompetensi uniknya? Srategi dan rancangan organisasi terjadi saling hubungan. Rancangan organisasi hendaknya mendukung strategi bila organisasi itu ingin sukses. Seorang manager yang efektif akan mampu menbangun kompetensi strategi dasar untuk memodifikasi dan mengembangkan strategi umum.

Sumber: http://suryanto.blog.unair.ac.id/2009/02/11/merancang-dan-menetapkan-tujuan-organisasi/